Business Process Management (BPM) bukan lagi hal eksklusif untuk perusahaan besar, namun juga bisa diterapkan bagi bisnis skala kecil dalam meningkatkan efisiensi, fleksibilitas, dan daya saing di tengah perkembangan pasar hari ini. BPM memberikan berbagai keuntungan bagi bisnis skala kecil dalam meningkatkan performanya untuk bisa naik ke level bisnis yang lebih besar. Dalam artikel ini kita akan membahas bagaimana penerapan Business Process Management untuk bisnis skala kecil, hingga langkah-langkah implementasinya.  

Mengenal Business Process Management

Business Process Management (BPM) adalah pendekatan sistematis untuk merancang, menjalankan, mengontrol, dan terus-menerus meningkatkan proses bisnis dalam sebuah organisasi. BPM bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan fleksibilitas proses bisnis sehingga dapat mencapai tujuan strategis perusahaan/organisasi dengan lebih baik. BPM juga mendorong perubahan budaya pada pengelolaan operasional untuk mencapai ketangguhan yang lebih besar dan lebih baik dalam merespons perubahan dalam dunia bisnis yang terus berkembang. Dalam penerapannya, BPM prinsip-prinsip utama yaitu :

• Orientasi pada Proses: BPM berfokus pada pengelolaan proses sebagai elemen kunci dalam pencapaian tujuan organisasi sebagai alat untuk mencapai efisiensi dan efektivitas.

• Keterlibatan Pemangku Kepentingan: Melibatkan pemangku kepentingan, termasuk manajemen, karyawan, dan pelanggan, adalah kunci keberhasilan BPM dalam merancang, menjalankan, dan memantau proses.

• Siklus Hidup Proses: BPM memandang proses sebagai sesuatu yang dinamis dengan siklus hidup yang melibatkan perencanaan, implementasi, pemantauan, dan peningkatan terus-menerus.

• Otomatisasi Proses: BPM memanfaatkan teknologi untuk otomatisasi proses bisnis. Ini dapat mencakup penggunaan perangkat lunak BPM atau alat otomatisasi lainnya untuk meningkatkan efisiensi.

  Baca juga : BPM dalam Rantai Pasokan: Strategi untuk Sukses  

Keuntungan Business Process Management

Berangkat dari definisi dan prinsip utama diatas, Business Process Management memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, termasuk bagi bisnis skala kecil. Berikut beberapa manfaat dari Business Process Management:

• Otomatisasi Tugas Berulang

  Business Process Management membantu bisnis skala kecil dalam menerapkan sistem otomatisasi untuk proses atau tugas yang berulang, agar lebih efisien baik dari segi waktu, biaya dan SDM.

• Meminimalisir Hambatan

  Implementasi Business Process Management membantu menyederhanakan proses internal pada bisnis skala kecil dengan meminimalisir potensi hambatan yang dapat mengganggu proses bisnis.

• Meningkatkan Komunikasi dan Kolaborasi

  Keuntungan Business Process Management selanjutnya yaitu mempermudah komunikasi dan kolaborasi di seluruh bidang, dengan menghadirkan pemberian serta pembagian tugas dengan terintegrasi dan komprehensif. Hal ini juga meningkatkan transparansi di seluruh perusahaan.

  Baca juga : Panduan Memilih Software BPM yang Tepat untuk Bisnis Anda  

Langkah-Langkah Business Process Management

Business Process Management melibatkan serangkaian siklus dalam implementasinya untuk mencapai hasil yang lebih maksimal. Berikut tahapan dalam penerapan BPM:

• Desain

  Penerapan Business Process Management dimulai dari desain untuk mendeteksi apakah proses saat ini sudah cukup baik atau perlu direkonstruksi menjadi alur proses yang lebih baik. Tahap ini krusial, karena dapat menentukan hasil dari seluruh proses.

• Model

  Tahapan Business Process Management selanjutnya yaitu model bisnis untuk mengukur dan mengidentifikasi masalah dalam proses bisnis. Tahap ini dapat menggunakan berbagai teknik analisis untuk mencapai hasil yang berbeda. Misalnya, teknik kualitatif untuk mengumpulkan faktor penyebab masalah. Atau teknik kuantitatif mengukur kinerja suatu proses secara rinci dalam berbagai skenario.

• Eksekusi

  Siklus Business Process Management kemudian dilanjutkan dengan eksekusi untuk menguji semua perbaikan yang telah dirancang ke dalam proses bisnis. Langkah ini juga sudah melibatkan otomatisasi proses bisnis yang akan diterapkan.

• Monitor

  Siklus selanjutnya yaitu memonitor eksekusi model proses bisnis yang telah dijalankan untuk memastikan bahwa tidak hambatan dalam proses bisnis yang baru terbentuk. Pada tahap BPM akan menemukan area dalam proses yang memerlukan perbaikan dan meningkatkan agar lebih baik.

• Optimal

  Tahapan terakhir Business Process Management yaitu mengoptimalkan seluruh tahapan yang telah dilakukan untuk meningkatkan proses bisnis. Lakukan pemantauan ketat dan berkala untuk mengoptimalkan atau meningkatkan area yang membutuhkan adaptasi.

  Baca juga : Transformasi Digital: Mengintegrasikan Teknologi ke dalam Strategi Bisnis  

Tools Business Process Management

Selain memperhatikan langkah-langkah tahapan diatas, Business Process Management juga dapat didukung dengan berbagai tool untuk mendapatkan hasil yang lebih optimal. Berikut beberapa alat yang dapat digunakan untuk BPM:

1. BPMN.io

   BPMN.io adalah alat BPM yang ringan dan mudah digunakan untuk merancang dan menggambar diagram proses bisnis menggunakan standar BPMN (Business Process Model and Notation). BPMN.io menawarkan antarmuka yang bersih dan intuitif serta kemampuan berbagi dan menyimpan desain proses secara online.

2. Camunda

   Camunda merupakan platform BPM open-source yang menyediakan berbagai fitur untuk mendesain, menjalankan, dan mengoptimalkan proses bisnis, serta menyediakan otomatisasi tugas dan manajemen keputusan. Camunda dapat diintegrasikan dengan sistem-sistem lain melalui REST API.

3. IBM BPM

   IBM BPM menyediakan berbagai fitur seperti desain visual proses, otomatisasi tugas, pemantauan kinerja proses, dan analisis prediktif. IBM BPM dirancang untuk mendukung organisasi dalam mengelola proses bisnis kompleks dan meningkatkan efisiensi operasional.

4. Microsoft Power Automate

   Microsoft Power Automate adalah alat BPM yang memungkinkan otomatisasi tugas dan alur kerja tanpa perlu pengetahuan pemrograman yang mendalam. Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk membuat alur kerja otomatis yang terhubung dengan berbagai aplikasi dan layanan, termasuk Office 365, SharePoint, dan Dynamics 365.

  Baca juga : Business Process Intelligence (BPI) : Memprediksi Hasil Bisnis melalui Analitik Proses  

Studi Kasus

Salah satu contoh penerapan Business Process Management pada usaha kecil menengah (UKM) bisa digunakan untuk perusahaan e-commerce kecil yang menjual produk kerajinan. Implementasi BPM dalam dilakukan dengan sejumlah tahapan seperti berikut.

• Pemesanan dan Produksi Efisien

  Business Process Management dalam membantu perusahaan e-commerce ini dalam menyederhanakan proses pemesanan dan produksi dengan menggunakan sistem otomatis untuk mengelola pesanan dan mengirimkan notifikasi langsung ke tim produksi. Hal ini jug akan membantu perusahaan untuk merespons pesanan dengan lebih cepat dan mengurangi waktu tunggu pelanggan.

• Otomatisasi Inventaris

  E-commerce kerajinan tangan ini juga dapat menggunakan Business Process Management dalam mengotomatisasi manajemen inventaris aset. Mulai dari melacak stok bahan baku dan produk jadi, meminimalkan risiko kekurangan atau kelebihan persediaan.

• Evaluasi Kinerja Produk

  Penerapan Business Process Management juga akan membantu E-commerce kerajinan tangan untuk mengukur kinerja produk melalui pengumpulan data dan umpan balik pelanggan. Sehingga dapat mengevaluasi keberhasilan produk tertentu, menentukan popularitas, dan menyesuaikan produksi sesuai dengan permintaan pasar.

• Kolaborasi Tim yang Lebih Baik

  Business Process Management memungkinkan kolaborasi yang lebih baik antara tim penjualan, produksi, dan layanan pelanggan dari E-commerce kerajinan tangan. Sehingga dapat dengan mudah berbagi informasi, termasuk status pesanan, permintaan pelanggan, dan perubahan dalam proses produksi.

  Baca juga : Mengenal Sistem Manajemen Risiko ISO 31000  

Tantangan Business Process Management

Dalam mencapai hasil yang maksimal, Penerapan Business Process Management terkadang harus menghadapi beberapa tantangan, diantaranya:

• Perubahan Budaya Organisasi

  Salah satu tantangan utama dalam penerapan Business Process Management adalah perubahan budaya organisasi yang memerlukan transformasi dalam cara organisasi memandang dan menjalankan proses bisnis. Hal ini dapat melibatkan perubahan cara berpikir, berkolaborasi, dan mengambil keputusan di seluruh organisasi.

• Integrasi Sistem dan Teknologi

  Integrasi Business Process Management dengan sistem dan teknologi juga menjadi tantangan tersendiri, seperti kesulitan ini dapat mencakup interoperabilitas, keamanan data, dan kebutuhan untuk meng-upgrade atau mengganti sistem yang sudah ada.

• Pemilihan Proses yang Tepat

  Tantangan dari Business Process Management selanjutnya yaitu saat menentukan proses bisnis yang akan dioptimalkan dan dikelola. Kesalahan dalam pemilihan proses dapat menyebabkan upaya dan sumber daya terbuang. Oleh karena itu, organisasi perlu melakukan analisis mendalam untuk mengidentifikasi proses-proses kunci yang memberikan dampak signifikan pada keseluruhan kinerja organisasi.

• Kurangnya Pengukuran Kinerja yang Tepat

  Keberhasilan penerapan Business Process Management harus diukur dan dinilai secara objektif, namun hal yang sering terjadi adalah kurangnya pengukuran kinerja yang tepat. Oleh karena itu, organisasi perlu menentukan metrik kinerja yang sesuai dengan tujuan strategis mereka dan terus memonitor dan mengevaluasi hasilnya. Mengatasi tantangan-tantangan ini memerlukan pendekatan yang holistik, komitmen dari seluruh organisasi, dan pemahaman mendalam tentang proses bisnis yang sedang dikelola. Kesadaran akan potensi hambatan ini dapat membantu organisasi mempersiapkan diri dengan lebih baik dan meningkatkan peluang keberhasilan penerapan Business Process Management

Kesimpulan

Hari ini, Business Process Management tidak hanya dapat digunakan untuk perusahaan besar, namun juga bisa digunakan untuk bisnis skala kecil dalam meningkatkan efisiensi operasional. Sehingga mampu mendorong usaha kecil menengah untuk bisa bersaing secara lebih efektif di pasar yang kompetitif dan mencapai kesuksesan yang lebih besar dan berkelanjutan.  

Jadikan bisnis skala kecil Anda lebih unggul dengan konsultasi manajemen bisnis proses. Temukan strategi pintar untuk mengoptimalkan operasional dan meraih kesuksesan jangka panjang bersama kami