Dalam dunia bisnis yang serba cepat, memahami aktivitas dan kinerja proses adalah kunci untuk tetap kompetitif. Di sinilah peran penting Business Activity Monitor (BAM). Alat ini mampu membantu perusahaan meningkatkan efisiensi proses, mengurangi biaya, dan memaksimalkan produktivitas. Yuk, kita pelajari lebih dalam manfaat BAM untuk bisnis Anda!

Manfaat Utama Business Activity Monitor (BAM)

1. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan BAM memberikan wawasan tentang bagaimana pelanggan merasakan layanan atau produk Anda. Dengan data ini, Anda dapat mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

2. Efisiensi Biaya Dengan memonitor aktivitas operasional seperti tingkat inventaris atau pola penggunaan produk, BAM membantu manajer mengidentifikasi proses yang memerlukan optimasi. Ini memungkinkan penghematan waktu dan sumber daya secara signifikan.

3. Analitik Proses Real-Time BAM mengolah data secara langsung, mencatat aktivitas bisnis, dan mengubahnya menjadi indikator kinerja utama (KPI). Informasi ini membantu manajer merespons peluang atau masalah secara proaktif.

Sebagai contoh, platform seperti Cflow memungkinkan pengelolaan aktivitas proses secara real-time, memberikan visualisasi data yang mudah dipahami.   Baca juga : Apa Itu Business Activity Monitoring (BAM) dan Mengapa Penting untuk Bisnis Anda?  

10 Elemen Penting dalam BAM

BAM membantu manajer dan tim eksekutif memahami kinerja unit bisnis mereka melalui elemen-elemen penting berikut ini.

1. Pengukuran Proses Bisnis (Business Process Measurement)

Pengukuran ini adalah langkah pertama dalam memahami performa proses bisnis. Tujuannya meliputi:

• Evaluasi Kinerja Proses: Mengidentifikasi area yang berjalan baik atau memerlukan perbaikan.

• Otomasi Proses: Mengurangi kesalahan manual melalui penerapan teknologi otomatis.

Dengan pemantauan ini, perusahaan dapat memastikan proses mereka efisien dan selaras dengan tujuan bisnis.

2. Pemantauan Instansi Item (Item Instance Monitoring)

Setiap elemen bisnis yang unik, seperti transaksi atau produk, dapat dipantau secara spesifik menggunakan ID unik. Cara ini mempermudah pengelolaan data hingga level terkecil, sehingga masalah bisa diatasi dengan cepat dan akurat.

3. Metrik (Metrics)

Metrik adalah data yang diolah menjadi angka performa, seperti:

• Pendapatan per karyawan

• Tingkat kepuasan pelanggan

Metrik membantu perusahaan memahami tren, mengevaluasi efisiensi, dan memetakan strategi untuk perbaikan.

4. Indikator Kinerja Utama (Key Performance Indicators - KPI)

KPI adalah alat ukur keberhasilan mencapai target. Contohnya:

• Target Pendapatan: Memantau pendapatan perusahaan dibandingkan dengan target.

• ROI (Return on Investment): Menunjukkan efisiensi pengeluaran terhadap hasil yang dicapai.

Dengan KPI yang terdefinisi baik, organisasi dapat memantau keberhasilan dalam berbagai aspek, mulai dari penjualan hingga operasional.

5. Pemicu (Triggers)

Pemicu adalah kondisi yang mengaktifkan suatu tindakan dalam sistem. Contohnya:

• Notifikasi Otomatis: Mengingatkan manajer jika batas waktu atau target terlampaui.

• Log Debug: Merekam setiap perubahan untuk memastikan semua data tetap terlacak.

Pemicu memungkinkan respon cepat terhadap situasi kritis, sehingga keputusan dapat diambil secara real-time.

6. Timer

Timer mengukur interval waktu antara dua peristiwa, seperti durasi pemrosesan pesanan. Ini membantu perusahaan mengenali hambatan atau keterlambatan dalam proses bisnis mereka.

7. Counter

Counter melacak frekuensi suatu aktivitas, misalnya:

• Berapa kali transaksi dilakukan dalam sehari.

• Jumlah kesalahan yang terjadi dalam proses.

Data ini memberikan wawasan tentang intensitas aktivitas bisnis.

8. Lingkup Pemantauan (Monitoring Scopes)

Lingkup pemantauan memastikan fokus pada aspek bisnis tertentu:

• Item Level Monitoring: Memantau transaksi atau produk tertentu.

• User Level Monitoring: Memantau aktivitas pengguna dalam sistem.

Dengan menentukan lingkup yang jelas, BAM dapat memberikan informasi yang lebih relevan dan terarah.

9. Situasi Bisnis (Business Situations)

Setiap bisnis beroperasi dalam berbagai situasi, seperti:

• Situasi Keuangan: Memastikan arus kas cukup untuk mendukung operasional.

• Situasi Pasar: Menilai tekanan kompetitif dan peluang dalam industri.

Dengan memahami situasi ini, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih strategis.

10. Visualisasi Hasil BAM

Hasil dari BAM sering kali disajikan dalam bentuk visual seperti dashboard atau grafik. Ini membantu manajer memahami tren, pola, dan prioritas utama tanpa perlu menyelami detail teknis.   Baca juga : Strategi Transformasi Digital dan Keberlanjutan JPMorgan Chase, Ini Kunci Keberhasilan Perusahaan di Era Modern  

Perbandingan BAM vs Pemantauan Tradisional

Tidak seperti pemantauan tradisional yang berbasis waktu, BAM bekerja secara event-driven. Artinya, BAM dapat mengidentifikasi masalah atau peluang secara instan, memberikan keunggulan dalam pengambilan keputusan. Contohnya, BAM memberikan laporan real-time, sementara pemantauan tradisional cenderung ad-hoc.

7 Tools BAM Terbaik di Pasaran

Berikut adalah beberapa alat Business Activity Monitoring (BAM) terbaik yang dapat membantu perusahaan Anda mengelola, memantau, dan mengoptimalkan aktivitas bisnis:

1. Cflow

Cflow adalah perangkat lunak berbasis cloud yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola proses bisnis secara efisien. Beberapa keunggulan Cflow adalah:

• Monitoring Proses Real-Time: Memantau seluruh aktivitas proses bisnis secara langsung untuk mengidentifikasi hambatan atau peluang.

• Otomasi Proses: Mengurangi kesalahan manual melalui otomasi yang mendukung kolaborasi antar departemen.

• Integrasi Mudah: Mendukung integrasi dengan berbagai platform populer seperti Salesforce dan SAP.

• Visualisasi Data: Menyediakan dashboard intuitif untuk memantau kinerja perusahaan dengan metrik yang jelas.

Cflow sangat cocok untuk organisasi kecil hingga menengah yang ingin meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

2. IBM MQ

IBM MQ adalah alat BAM kelas perusahaan yang kuat untuk mengelola data besar dan kompleks. Fitur utama IBM MQ meliputi:

• Manajemen Pesan yang Andal: Memastikan pengiriman pesan antar aplikasi secara aman dan efisien.

• Analitik Proses: Menyediakan analisis mendalam untuk mengidentifikasi pola, tren, atau potensi masalah dalam proses bisnis.

• Skalabilitas Tinggi: Ideal untuk perusahaan besar yang membutuhkan solusi yang mampu menangani volume data yang besar.

• Notifikasi Real-Time: Memberikan pemberitahuan ketika kondisi tertentu terpenuhi, seperti melebihi ambang batas kinerja.

IBM MQ sering digunakan oleh perusahaan di sektor perbankan, ritel, dan manufaktur yang membutuhkan solusi monitoring yang solid dan terukur.

3. TIBCO Spotfire

TIBCO Spotfire adalah perangkat lunak analitik visual yang memungkinkan perusahaan memahami data dengan cara yang lebih interaktif. Beberapa fitur unggulannya adalah:

• Visualisasi Interaktif: Menyediakan alat untuk menganalisis data secara visual, membantu pengambilan keputusan berbasis data.

• Analitik Prediktif: Membantu memproyeksikan hasil berdasarkan data historis untuk perencanaan yang lebih baik.

• Integrasi Luas: Mendukung koneksi dengan berbagai database dan platform bisnis.

• Meningkatkan Produktivitas: Memudahkan tim untuk menemukan peluang efisiensi melalui wawasan berbasis data.

TIBCO Spotfire sangat cocok untuk perusahaan yang ingin menggali lebih dalam dari data mereka dan mengoptimalkan strategi operasional.

4. Oracle BAM

Oracle BAM adalah solusi yang dirancang untuk memantau dan menganalisis aktivitas bisnis secara real-time. Berikut fitur utamanya:

• Notifikasi Otomatis: Memberikan peringatan langsung kepada manajer saat masalah muncul, memungkinkan tindakan proaktif.

• Analitik Kustom: Menyediakan fleksibilitas dalam pembuatan metrik dan laporan sesuai kebutuhan bisnis.

• Integrasi dengan Ekosistem Oracle: Terintegrasi mulus dengan aplikasi lain di lingkungan Oracle, seperti ERP dan CRM.

• Visualisasi KPI: Menyediakan tampilan metrik yang mudah dipahami untuk memantau kinerja perusahaan.

Oracle BAM sering digunakan oleh perusahaan besar dengan ekosistem Oracle yang kompleks.

5. Infrared360

Infrared360 adalah alat monitoring yang berbasis cloud dengan antarmuka sederhana namun canggih. Keunggulannya meliputi:

• Monitoring Berbasis Cloud: Dapat diakses kapan saja dan di mana saja, cocok untuk tim yang bekerja secara remote.

• Peringatan Dinamis: Mengirimkan laporan real-time dan pemberitahuan ketika ada perubahan signifikan dalam aktivitas bisnis.

• Laporan yang Mudah Disesuaikan: Menyediakan laporan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan setiap departemen.

• Mudah Digunakan: Dirancang untuk pengguna dari berbagai tingkat keahlian teknis.

Infrared360 sering digunakan oleh perusahaan yang mencari solusi monitoring dengan investasi awal yang minimal.

6. Aurea CX Messenger

Aurea CX Messenger adalah solusi komunikasi berbasis cloud yang mendukung monitoring dan kolaborasi bisnis. Fitur utamanya meliputi:

• Komunikasi Real-Time: Mendukung komunikasi langsung antar tim atau departemen untuk meningkatkan responsivitas.

• Integrasi Komprehensif: Mendukung berbagai saluran komunikasi seperti email, chat, hingga video conference.

• Analitik Kolaboratif: Mengumpulkan dan menganalisis data dari berbagai titik interaksi untuk meningkatkan produktivitas.

Aurea CX Messenger cocok untuk perusahaan yang ingin meningkatkan koordinasi dan kolaborasi internal.

7. Knowledge Sync

Knowledge Sync adalah perangkat lunak berbasis cloud yang fokus pada pengelolaan proses penjualan dan pemasaran. Beberapa fitur utamanya adalah:

• Automasi Proses Penjualan: Membantu mengelola siklus penjualan dari awal hingga akhir secara efisien.

• Integrasi CRM: Terintegrasi dengan Salesforce dan Microsoft Dynamics, mempermudah manajemen data pelanggan.

• Pengelolaan Workflow: Memungkinkan perusahaan untuk merancang workflow kustom yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.

• Dashboard dan Laporan: Menampilkan metrik yang relevan untuk memantau progres terhadap target.

Knowledge Sync ideal untuk perusahaan yang mengutamakan manajemen proses penjualan dan pemasaran.

Kesimpulan

Setiap alat BAM memiliki keunggulan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis tertentu. Apakah Anda mencari solusi sederhana untuk perusahaan kecil atau alat yang tangguh untuk korporasi besar, ada opsi yang tepat untuk Anda. Untuk implementasi yang lebih strategis, layanan Proxsis Business Process Management siap membantu. Kami menyediakan konsultasi untuk mengintegrasikan BAM terbaik yang mendukung efisiensi dan keberhasilan bisnis Anda. Mulai optimalkan proses bisnis Anda sekarang dengan Proxsis! Klik di sini untuk informasi lebih lanjut.