Untuk mencapai sebuah tujuan baik perusahaan dan organisasi harus melewati proses dan berbagai aktivitas-aktivitas secara terus menerus setiap harinya. Namun perlu digaris bawahi apakah setiap proses di perusahaan bisa memberikan hal-hal positif terhadap perkembangan perusahaan. Oleh karenanya, untuk menciptakan value bagi perusahaan dibutuhkan Business Process Management (BPM). Keterbutuhan terhadap BPM di dalam perusahaan ditujukan untuk mengatur, mengidentifikasi, menganalisis, menggambarkan, memetakan proses bisnis mana yang perlu dilakukan perusahaan maupun tidak. Sehingga untuk bisa berkompetisi dengan perusahaan atau bisnis lainnya juga dibutuhkan pemilihan yang tepat terhadap software BPM. Maka bagi kamu yang membutuhkan solusi untuk memilih software BPM yang tepat untuk berbisnis, artikel ini menjadi salah satu pilihan yang tepat sebagai bahan bacaanmu. Harapannya supaya bisnis kamu bisa berkembang dan berkompetisi dengan perusahaan lain, ataupun bagi kamu yang tertarik dengan bisnis tapi belum melangkahkan kaki untuk berbisnis tulisan ini juga cocok untuk kamu baca dalam memahami proses-proses yang bisa mengembangkan kemajuan perusahaan dengan setiap proses-prosesnya.
Mengenal BPM
BPM adalah singkatan dari Business Process Management dan softwarenya menjadi kebutuhan tersendiri terutama bagi perusahaan besar. Melaluinya terdapat serangkaian langkah untuk aktivitas perusahaan sesuai dengan jalur logis agar bisa mencapai tujuan bisnis. Lalu kenapa software BPM penting ? Jawabannya ada didalam pertanyaan apakah dari setiap proses yang dilakukan perusahaan membuah hasil yang menguntungkan atau malah tindakan yang dilakukan dinilai kurang efisien, sehingga menciptakan kerugian bagi keuntungan perusahaan. Alur kerja software BPM berfokus memungkinkan pengguna untuk memetakan setiap proses kerja secara visual, dan menjalankannya untuk mencapai otomatisasi dengan tujuan meningkatkan efisiensi. Baca juga : Bisnis Berbasis Digital Network : Transformasi Bisnis Melalui Kolaborasi
Mengapa Software BPM Itu Penting Dilakukan ?
Perusahaan besar memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, namun pertanyaannya apakah proses atau aktivitas bisnis yang dilakukan berjalan dengan efektif ? Tentu jawaban efektif menjadi hal yang dicita-citakan setiap perusahaan yang menginginkan kemajuan dan pengembangan. Oleh sebab itu software BPM umumnya dibutuhkan dan dipakai di perusahaan-perusahaan besar dalam melangsungkan kegiatan bisnis. Pemakaian software BPM semata-mata untuk mengoptimalkan proses. Caranya dengan membantu langkah-langkah dari aktivitas bisnis dan memetakannya ke proses yang ada. Sehingga Software BPM dapat meningkatkan keterlibatan bisnis antara perusahaan dengan pelanggannya. Baca juga : Mengenal Business Process Mapping: Pengertian, Manfaat, Jenis, Penerapan dan Contohnya
Seperti Apa Bidang Usaha yang Membutuhkan Software BPM ?
Keuangan
Bidang usaha keuangan dituntut untuk memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. Pemakaian software BPM dapat menjadikan bisnis keuangan bisa berorientasi pada pelanggan dan menghilangkan adanya proses lama yang memakan cukup banyak waktu. Hasilnya bisnis dibidang keuangan mendapatkan banyak manfaat dalam menghadapi tiga tantangan baik layanan pelanggan, efisiensi, dan regulasi agar tidak berlebihan untuk melahirkan bisnis yang kompetitif.
Asuransi
Bisnis di bidang asuransi membutuhkan penataan dokumen yang rapi, efektif dan memiliki proses klaim pembayaran dari pelanggan yang harus dikerjakan serapi mungkin. Untuk menyederhanakan pekerjaan di bidang asuransi dapat menggunakan software BPM dan juga komunikasi karyawan dengan pelanggan bisa jauh lebih baik ketika menggunakannya.
Kesehatan
Di rumah sakit, puskesmas dibutuhkan proses pendaftaran pasien yang ekstensif dan asuransi kesehatan juga harus ditangani efisien. Kedua hal itu dilakukan untuk mendapatkan loyalitas pelanggan secara signifikan. Beriringan dengan hal tersebut aplikasi alur kerja dapat mengotomatiskan prosedur dan menurunkan biaya tenaga kerja dan risiko audit.
Layanan Pemerintahan
Urusan pemerintahan untuk melayani publik merupakan tugas pokok yang harus dilakukan sebaik mungkin. Untuk itu dibutuhkan peraturan yang konsistensi dan keseragaman untuk menghilangkan inefisiensi. Sehingga software BPM bisa membantu mendukung peningkatan keterlibatan masyarakat dan pemerintah sebagai bagian dari efektifitas pelayanan terhadap publik.
Penjualan dan Rantai Pasokan
Penjualan dan rantai pasokan sebagai pasokan bisnis yang dimungkinkan biasanya menggunakan software BPM, bisa mengotomatiskan banyak standar proses pembuatan dan persetujuan kontrak antara kedua bisnis tersebut. Baca juga : Kombinasi BPM dan Machine Learning : Manfaat dan Praktik Terbaik
Berbisnis dengan Software BPM, Begini Cara Mengidentifikasinya
Mempertimbangkan Bentuk Penerapan dari Software BPM
Pada software BPM memiliki dua bentuk penerapan yang menjadi pertimbangan untuk kamu menggunakannya, yakni berbasis cloud dan on-premise. Untuk cloud sesuai dengan namanya kamu bisa menggunakannya dengan anggaran dibawah on-premise, dikarenakan tidak perlu membeli perangkat keras terkhusus dalam tambahan pada instalasi sistem. Karenanya, cloud bisa dijalankan dari fasilitas jarak jauh seperti server farm atau cloud. Dampak positifnya kamu akan mudah dalam pengelolaannya karena vendor yang akan mengelola semua fungsinya. Selain itu, vendor dalam aktivitas pengelolaannya akan membangun dan memelihara arsitektur komputasi untuk efisiensi tinggi. Sedangkan bentuk penerapan software BPM berbasis on-premise lebih banyak mengeluarkan biaya karena kamu harus membeli perangkat lunak, perangkat keras, dan tentu dalam pengelolaannya kamu juga membutuhkan karyawan di bidangnya. Tapi keuntungannya, karena lebih dekat dengan kamu dan pengelolaanya langsung berada di pengawasanmu maka kamu lebih mudah untuk mengontrol sistem, menyesuaikan dan menawarkan keamanan data lebih baik dibandingkan solusi berbasis cloud.
Klasifikasi Tiga Software BPM Sebagai Bentuk Pilihan
Pertama, penyedia BPM tumpukan perusahaan : Lebih cocok untuk perusahaan berskala besar karena menangani sebagian besar kebutuhan bisnis berskala besar dan memberikan solusi terintegrasi saat diperlukan dengan mudah. Kedua, penyedia perangkat lunak platform aplikasi : solusi software BPM aplikasi lebih terjangkau, bisa disesuaikan dan bersifat fleksibel jika kamu membandingkannya dengan solusi BPM tumpukan perusahaan. Melaluinya kamu bisa membangu platform terintegrasi sehingga kamu bisa mendapatkan pengembangan solusi peningkatan proses yang kompleks. Ketiga, vendor perangkat lunak pasar khusus spesialis : bentuk pilihan yang pandai menyesuaikan dengan peluang pasar yang unik, spesialis domain, atau peluang pasar. Baca juga : Transformasi Digital: Mengintegrasikan Teknologi ke dalam Strategi Bisnis
Bagaimana Ciri Software BPM yang Baik ?
Kamu bisa mencari software yang memiliki alat pemodelan grafis dan intuitif tanpa kode, sehingga memastikan desain dan peluncuran proses pengguna yang cepat.
Carilah software BPM yang pembuatan visual formulir seret dan lepas dengan property bidang yang bisa disesuaikan. Karena pemodelan proses membutuhkan bahkan bergantung pada pembuatan formulir, sehingga kamu disarankan mencari BPM berkualitas tinggi dan menawarkan opsi pembuatan formulir yang canggih.
Kamu dapat mempertimbangkan alat pelaporan data dan analisis yang memadai dari software BPM sebagai pertimbangan, karena tanpanya BPM hany alat alur kerja saja. Hal yang memadai bisa tidak hanya pembuatan laporan namun juga penyediaan grafik yang terperinci, serta pelacakan indikator kinerja utama.
Kontrol akses informasi berbasis peran agar kamu bisa melindungi informasi sensitif di bisnismu harus menjadi salah satu masukan untuk memilih software BPM. Bentuk fitur aksesnya bisa seperti tersembunyi, dapat diedit, dan bergantung pada pengguna.
Diintegrasikan dengan mudah bersama beberapa aplikasi adalah bentuk sistem BPM yang baik. Karena, menjadi gambaran dengan beberapa aplikasi agar kamu bisa memastikan aplikasi tersebut bisa mengakses data proses bisnis yang relevan dengan sebagainya mungkin.
Di era ini pengguna atau pelanggan bisnis dalam kesehariannya tidak bisa terlepas dari perangkat seluler. Oleh karenanya , perusahaan harus mencari software BPM yang mendukung aktivitas pelanggan dengan tidak mendukung iOS dan android yang sudah ketinggalan zaman. Artinya perusahaan harus terus bergerak maju dan mengikuti perkembangan yang ada.
Pertimbangan terhadap portal pengguna dan fitur administrasi yang kuat.
Penyesuaian software BPM menjadi penting, dengan kamu memastikan apakah pemantauan dan keamanan BPM sesuai dengan kebijakan yang diyakini oleh internal bisnis.
Kamu juga harus teliti memilih software BPM yang penggunanya bisa ditampung dengan skala besar dan mempertimbangkan kinerja alat BPM sebelum kamu membelinya.
Perhatikan juga alat data kinerja bawaan dari software BPM, sebab kamu akan terbantu dalam berbisnis untuk menemukan masalah pada proses dan memulai untuk melakukan perbaikan.
Kolaborasi yang baik solusi BPM seperti rekayasa ulang proses yang melibatkan banyak diskusi, komunikasi lain dengan keperluan kolaborasi tim yang konstan, dan berbagi catatan menjadi hal-hal yang mesti kamu pertimbangkan.
Bagaimana Mencari Platform BPM yang Kamu Butuhkan ?
Apakah Bisnis Kamu Memerlukan Software BPM ?
Jawaban dari pertanyaan ini akan menjadi penentu kamu dalam memakai software BPM atau tidak. Cara menjawabnya dengan memperhatikan apakah benar kemacetan proses yang tidak efektif benar dari tidak adanya software BPM, atau bisa jadi dari manajemen yang buruk. Namun, berbeda jika proses yang tidak terstruktur barulah alat BPM diperlukan. Atau bisnis kamu mengalami masalah duplikasi data, kebutuhan dan ketergantungan karyawan terhadap lembar excel, pdf dan kertas. Maka untuk menangani solusi dalam keberlanjutan kamu harus menemukan BPM yang sesuai dengan bisnis, sehingga kamu tidak mengalami kelambatan adaptasi pada BPM atau sistem tidak fleksibel saat digunakan.
Memilih Software BPM yang Sesuai
Banyak jenis software BPM tapi tidak semuanya bisa cocok dengan bisnis kamu. Maka kamu perlu memeriksa jenis proses yang ada di dalam bisnis dan mengaitkannya dengan software BPM yang ingin dipilih.
Memastikan dan Mempertimbangkan Potensi Keuntungan Sistem BPM Terhadap Bisnis
Apa yang dihasilkan dari software BPM untuk bisnis menjadi pertimbangan penting, karena respons dari pemangku kepentingan menjadi pijakan apakah hal ini berlanjut atau tidak. Kamu bisa menyampaikan manfaat penggunaan software BPM dan manajer bisa mengukur tingkat peningkatan kinerja yang dihasilkan oleh software BPM.
Menentukan Keberhasilan Sistem BPM Secara Kuantitatif
Pengukuran keberhasilan sistem BPM adalah hal yang disarankan untuk kamu lakukan. Hal ini bisa dengan menetapkan sasaran numeric agar bisa meningkatkan waktu proses.
Menentukan Pemenang Vendor BPM dengan Menganalisis Solusi yang Ditawarkan
Proposal yang baik dari vendor BPM harus memenuhi kebutuhan dari otomatisasi proses bisni kamu serta mendemonstrasikan uji coba pada proses tertentu.
Selalu Menguji dan Meningkau Proses BPM
Meski kamu sudah menemukan sistem BPM yang cocok, tapi kamu juga mesti menerapkan sistem dengan meninjaunya secara rutin. Peninjauan dapat kamu lakukan dengan mempertanyakan proses-proses bisnis kepada karyawan dan memperhatikan area apa saja dari proses yang mungkin memerlukan perbaikan.
Baca juga : Mengenal Standard Operating Procedure (SOP)
Software BPM Terbaru di 2023
Creately
Creately sudah memiliki 7 juta pengguna. Kepopulerannya karena ruang kerja visual untuk membuat model, menganalisis, dan mengoptimalkan proses bisnis dengan kolaboratif tentu bersama pemangku kepentingan dan juga klien bisnis. Software ini dilengkapi dengan diagram alur, peta proses, dan lainnya. Melalui template bawaan kamu bisa mengembanhkan strategi efektif agar bisa mengidentifikasi dan menghilangkan cacat dalam proses bisnis. Ada juga template analisis SIPOC yang kamu bisa memahami proses bisnis. Uniknya, platform ini menawarkan lebih dari 50 jenis diagram standar dengan lebih dari 1000 bentuk serta konektor dirancang khusus untuk memungkinkan pembuatan diagram dengan efisien. Melaluinya kamu bisa membuat database khusus, memvisualisasikan infrastruktur IT, memelihara dokumentasi, dan catatan personal SDM sampai urusan firma hukum. Di creately dimungkinkan bagi anda mengundang pemangku kepentingan untuk meninjau, menyampaikan saran, dan melacak persetujuan untuk penyempurnaan proses dari SSO dan SCIM hingga alur kerja orientasi dan pelepasan karyawan yang terdefinisi dengan baik. Perlu kamu ketahui karena mendukung beragam kebutuhan perusahaan, createky digunakan oleh Netflix, Amazon, NASA, Disney, Paypal sebagai organisasi terkemuka.
Process Street
Penggunaanya menggunakan proses yang rumit maka umumnya digunakan oleh tim yang paham teknologi. Namun hal itu tidak berlaku dengan process street sebagai perangkat lunak SOP sederhana, canggih, mudah digunakan, dan terjangkau. Process street cocok digunakan oleh bisnis kecil tanpa harus ada dukungan dari TI khusus. Melaluinya kamu bisa menemukan beragam kemudahan untuk mengubah tugas berulang, daftar periksa, dan alur kerja menjadi proses otomatis yang berjalan. Penggunaan process street dapat kamu gunakan untuk proses orientasi karyawan, pelaporan bulanan, pemeliharaan gedung, penyaringan kandidat, pembuatan faktur. Pustaka template bawaannya juga bisa membantu kamu memulai proses penyiapan agar alur kerja dan otomasi kamu bisa berjalan efisien. Process street sendiri telah digunakan oleh Airbnb, Spotify, Gap untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan proses bisnisnya. Namun, process bisnis tidak diperuntukkan untuk usaha kecil.
Monday.com
Monday.com menjadi platform intuitif yang memungkinkan kamu bisa menciptakan solusi unik untuk semua aspek bisnis di satu tempat. Dalam penggunaannya kamu bisa memulai dengan template siap pakai dan menyesuaikannya sepenuhnya untuk alur kerja. Sehingga tim di dalam perusahaan bisa melacak inventaris, menerima karyawan baru, mengawasi proyek, memperbarui status tugas-tugas penting, dan mengelola kampanye penjualan dan pemasaran. Monday.com juga dilengkapi fitur untuk mengelola proyek mencakup pengelolaan sumber dana daya, proyek pelacakan waktu, kolaborasi, dan fitur pelaporan. Dimana kamu sebagai pengguna dapat mengupload dan melampirkan file ke kartu, memberi komentar, menyebut rekan satu tim dan lainnya. Di dalamnya juga menawarkan dasbor pelanggan proyek hebat dimana dapat mengumpulkan data dari berbagai forum, dan memungkinkan pelacakan kemajuan yang lebih baik. Monday.com juga bisa dipakai untuk melacak jam kerja, jadwal dan faktur. Dimana integrasinya mencakup aplikasi bisnis seperti Slack, Google, Drive, Gmail, Google kalender, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Tyeform, dan lainnya yang bisa bisa diakses melalui zaiper.
Kesimpulan
Umumnya perusahaan-perusahaan yang memastikan kelancaran proses-proses bisnis menggunakan software BPM sebagai dukungan untuk menggapai kemajuan dan efisien. Dengan pemanfaatan kecerdasan teknologi ini juga harus didukung dengan pemilihan yang tepat dan sesuai kebutuhan. Untuk itu penting bagi kamu yang bergelut di dunia bisnis terkhusus skala besar memahami dan menggunakan software sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Namun, sebelumnya kamu juga harus memahami bagaimana kerja bisnis yang kamu jalani, agar bisa memilih software yang tepat.
Jadikan perjalanan menuju kesuksesan bisnis lebih mudah dengan konsultasi manajemen bisnis proses kami. Temui inovasi dan strategi terbaik untuk mengoptimalkan operasional dan pertumbuhan bisnis Anda.
Referensi
Butuh konsultasi lebih lanjut tentang
Business Strategy
Share on :
