Business Continuity Plan (BCP) merupakan salah satu aspek paling penting dalam strategi manajerial sebuah organisasi. Rencana ini bertujuan untuk memastikan bahwa sebuah perusahaan dapat terus beroperasi dalam keadaan darurat dan dapat dengan cepat pulih setelah gangguan. Dalam artikel ini, akan membahas contoh dari penerapan rencana kelangsungan bisnis yang menginspirasi, serta bagaimana kegagalan dalam perencanaan dapat menyebabkan dampak yang lebih besar.

Pengertian Business Continuity Plan (BCP)

Business Continuity Plan (BCP) adalah suatu rencana strategis yang dirancang untuk memastikan kelangsungan operasional suatu organisasi dalam menghadapi berbagai gangguan atau bencana yang dapat mengancam kelangsungan bisnis. Rencana ini mencakup langkah-langkah yang harus diambil untuk melindungi dan memulihkan sistem kritis, layanan, serta fungsi utama perusahaan dalam kondisi darurat. BCP juga bertujuan untuk meminimalkan kerugian yang dapat terjadi akibat gangguan tersebut dan mempercepat pemulihan operasional setelahnya. BCP melibatkan identifikasi potensi risiko dan ancaman yang dapat mengganggu aktivitas bisnis, seperti bencana alam, serangan siber, kebakaran, atau kegagalan infrastruktur teknologi. Berdasarkan analisis risiko tersebut, perusahaan kemudian menyusun prosedur pemulihan yang mencakup berbagai aspek, seperti cadangan data, pengalihan sumber daya, serta manajemen krisis yang efektif. Selain itu, BCP juga berfokus pada pemenuhan kebutuhan karyawan, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya selama masa darurat. Dengan adanya BCP yang baik, organisasi dapat memitigasi dampak negatif dari gangguan yang terjadi, menjaga reputasi perusahaan, serta memastikan bahwa layanan yang diberikan kepada pelanggan tetap dapat berjalan dengan lancar meskipun dalam situasi yang penuh tantangan. Oleh karena itu, setiap perusahaan, terlepas dari ukuran dan industrinya, harus memiliki rencana kelangsungan bisnis yang jelas dan teruji untuk menghadapi potensi ancaman yang mungkin terjadi.   Baca juga : Klausul 8 Manajemen Inovasi ISO 56001:2024: Perencanaan, Inisiatif hingga Proses Inovasi  

Mengapa Business Continuity Plan Itu Penting?

Business Continuity Plan sangat membantu perusahaan dalam menghadapi kerugian besar, kehilangan pelanggan, atau bahkan menghentikan operasional mereka sementara waktu. BCP yang baik juga akan melibatkan pemulihan yang cepat dari gangguan, pemulihan data yang efektif, dan komunikasi yang jelas dengan semua pemangku kepentingan, termasuk pelanggan dan karyawan.

• Meminimalkan Dampak dari Gangguan Bisnis BCP sangat penting karena dapat meminimalkan dampak dari berbagai gangguan yang bisa terjadi, seperti bencana alam, serangan siber, atau kegagalan sistem. Tanpa rencana yang jelas, perusahaan bisa kehilangan data penting, mengalami kerugian finansial, atau bahkan mengalami kerusakan reputasi yang dapat berakibat pada hilangnya kepercayaan pelanggan. Dengan adanya BCP, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi risiko dan merancang langkah-langkah mitigasi untuk memulihkan operasional dengan cepat.

• Menjamin Kelangsungan Layanan untuk Pelanggan Salah satu tujuan utama dari BCP adalah untuk memastikan bahwa layanan atau produk yang diberikan kepada pelanggan tetap berjalan meskipun terjadi gangguan. Ketika sebuah perusahaan menghadapi bencana atau insiden kritis, kelangsungan layanan kepada pelanggan sangatlah penting. BCP membantu organisasi untuk tetap beroperasi atau setidaknya meminimalkan waktu henti layanan, sehingga pelanggan tidak merasa terganggu atau kehilangan kepercayaan pada perusahaan.

• Meningkatkan Kepercayaan Stakeholder dan Pemangku Kepentingan Perusahaan yang memiliki Business Continuity Plan yang matang akan lebih dipercaya oleh pemangku kepentingan, termasuk investor, karyawan, dan mitra bisnis. Dengan menunjukkan bahwa perusahaan siap menghadapi risiko dan memiliki langkah-langkah pemulihan yang jelas, perusahaan dapat meningkatkan kredibilitas dan menjaga hubungan yang baik dengan berbagai pihak yang terlibat dalam operasionalnya. Ini juga dapat memberikan kepercayaan kepada karyawan bahwa pekerjaan mereka akan aman bahkan dalam situasi darurat.

• Mematuhi Peraturan dan Standar Industri Banyak industri, terutama yang berhubungan dengan data sensitif atau layanan kritis, diatur oleh regulasi yang mengharuskan perusahaan memiliki rencana kelangsungan bisnis. Misalnya, di sektor perbankan, kesehatan, dan teknologi, terdapat peraturan yang mengatur tentang perlindungan data dan pemulihan operasional. BCP membantu perusahaan untuk memastikan bahwa mereka mematuhi peraturan yang berlaku, menghindari denda atau sanksi, serta menjaga kelangsungan operasional sesuai dengan standar yang ditetapkan.

  Baca juga : Cara 10 Perusahaan Tertua di Indonesia Mempertahankan Bisnis, Transformasi Bisnis dan Transformasi Digital  

Contoh Penerapan Business Continuity Plan

BCP yang efektif sangat penting agar bisnis dapat bertahan dan tetap memberikan layanan kepada pelanggan dalam kondisi apapun. Berikut ini adalah empat contoh nyata dari implementasi Business Continuity Plan yang berhasil diterapkan oleh perusahaan besar di berbagai sektor.

1. Serangan Ransomware Mengganggu Sistem Kesehatan Irlandia

Pada tahun 2021, sistem kesehatan Irlandia (HSE) menjadi korban serangan ransomware besar-besaran. Serangan ini menyebabkan gangguan operasional yang luar biasa di berbagai rumah sakit dan fasilitas medis. Layanan rawat jalan dihentikan, pembayaran kepada 146.000 karyawan terhambat, dan bahkan tes Covid-19 serta portal vaksinasi mengalami gangguan. Meskipun dampaknya besar, serangan ini memberikan pelajaran berharga mengenai pentingnya protokol pemulihan bencana. HSE memiliki langkah-langkah pemulihan yang baik, seperti mematikan lebih dari 85.000 komputer untuk menghentikan penyebaran serangan dan memeriksa 2.000 lebih sistem TI secara menyeluruh untuk memastikan bahwa tidak ada sistem yang terinfeksi. Selain itu, sistem berbasis cloud yang digunakan oleh HSE tidak terpengaruh oleh ransomware, yang membantu organisasi ini memitigasi dampaknya. Namun, jika kunci dekripsi tidak dibocorkan oleh penyerang, pemulihan data akan menjadi lebih rumit dan memakan waktu lebih lama.

2. Kota Atlanta Terganggu oleh Serangan Ransomware

Pada Maret 2018, Kota Atlanta menjadi korban serangan ransomware SamSam, yang mengganggu layanan penting di seluruh kota. Sistem komputer kota dimatikan selama lima hari, mengganggu catatan kepolisian, pengadilan, utilitas, dan banyak layanan lainnya. Serangan ini mengakibatkan biaya pemulihan yang sangat besar, mencapai lebih dari $17 juta. Serangan ini menunjukkan pentingnya perencanaan kelangsungan bisnis yang matang. Meskipun kota ini memiliki langkah-langkah pemulihan darurat, audit yang dilakukan sebelumnya mengungkapkan bahwa sistem TI kota tidak memadai dan penuh dengan kerentanannya. Kerentanannya, seperti penggunaan kata sandi yang lemah, memberikan celah bagi penyerang untuk memanfaatkan sistem ini. Peristiwa ini menegaskan bahwa kelangsungan bisnis yang efektif memerlukan pendekatan proaktif dalam mengidentifikasi dan mengatasi potensi ancaman.

3. Kebakaran Melanda Kantor Penyedia Layanan Teknologi

Pada tahun 2013, sebuah kebakaran yang disebabkan oleh petir menghancurkan kantor Cantey Technology di Mount Pleasant, South Carolina. Cantey adalah perusahaan teknologi informasi yang mengelola server untuk lebih dari 200 klien. Kebakaran tersebut menghancurkan seluruh infrastruktur jaringan mereka, namun, klien-klien Cantey tidak merasakan gangguan operasional yang signifikan. Hal ini berkat keputusan Cantey untuk memindahkan server klien ke pusat data jarak jauh sebagai bagian dari rencana kelangsungan bisnis mereka. Keputusan tersebut menyelamatkan perusahaan dan klien-klien mereka dari kerugian yang lebih besar. Keberhasilan ini menggarisbawahi pentingnya memiliki cadangan data yang aman dan memastikan bahwa infrastruktur utama tidak bergantung pada satu lokasi saja. Dengan langkah-langkah tersebut, Cantey berhasil menghindari bencana besar yang dapat menghancurkan reputasi dan operasi bisnis mereka.

4. Virus Komputer Menginfeksi Jaringan Rumah Sakit di Inggris

Pada tahun 2016, virus komputer yang kuat menginfeksi jaringan rumah sakit di Inggris, menyebabkan gangguan besar pada layanan kesehatan. Rumah sakit di Northern Lincolnshire dan Goole NHS Foundation Trust terpaksa menghentikan operasi selama lima hari, yang mengakibatkan pembatalan lebih dari 2.800 prosedur dan janji temu pasien. Penyebab serangan ini adalah celah dalam konfigurasi firewall yang sudah diketahui sebelum serangan terjadi. Kejadian ini memperlihatkan bahwa bahkan organisasi besar sekalipun bisa terpapar jika mereka tidak memperbarui sistem keamanan mereka dengan tepat waktu. Tanpa rencana kelangsungan bisnis yang komprehensif dan pemulihan yang cepat, dampaknya bisa jauh lebih buruk, terutama di sektor yang mengutamakan keselamatan dan kesejahteraan pasien.

5. Perusahaan Listrik Mengatasi Gangguan WAN dengan Cepat

Sebuah perusahaan listrik besar di Georgia menghadapi masalah dengan salah satu saluran data mereka, yang berisiko mengganggu operasi layanan energi kritis bagi lebih dari 170.000 rumah. Untuk mengantisipasi kemungkinan kerusakan lebih lanjut, perusahaan tersebut mengimplementasikan sistem redundansi untuk menghubungkan beberapa saluran data dari ISP terpisah dan menyiapkan saluran data cadangan. Selain itu, perusahaan ini juga memindahkan server-server kritis ke lokasi lain sebagai bagian dari rencana pemulihan bencana mereka. Langkah-langkah ini memastikan bahwa perusahaan listrik tersebut dapat terus memberikan layanan kepada pelanggannya meskipun terjadi gangguan pada saluran data utama. Kasus ini menunjukkan bahwa perusahaan yang menyediakan layanan vital harus memiliki sistem yang dapat mengatasi kegagalan sistem dengan cepat dan efektif.

6. Perusahaan Telekomunikasi Jerman Memulihkan Layanan Pasca-Kebakaran

Di Jerman, sebuah perusahaan telekomunikasi menghadapi situasi darurat ketika kebakaran hampir merusak fasilitas pusat switching utama mereka yang menghubungkan layanan telekomunikasi untuk jutaan pelanggan. Berkat penerapan sistem manajemen insiden yang canggih, perusahaan ini mampu mendeteksi kebakaran tersebut lebih awal, mengaktifkan tim respons darurat, dan mengembalikan layanan dalam waktu enam jam meskipun sebagian besar pusat data mereka hancur. Dengan desain jaringan redundansi dan sistem manajemen insiden yang efisien, perusahaan ini berhasil meminimalkan dampak dari kebakaran tersebut, menjaga agar layanan tetap berlanjut tanpa gangguan yang signifikan bagi pelanggan mereka.

7. Perusahaan Pemasaran Internet Tetap Beroperasi Pasca Banjir Badai Harvey

Pada Agustus 2017, Badai Harvey melanda Texas Tenggara, menyebabkan kerusakan besar pada bisnis lokal, termasuk Gaille Media, sebuah agensi pemasaran internet kecil. Meskipun kantor mereka terendam banjir dan tidak dapat diakses selama tiga bulan, Gaille Media dapat terus beroperasi tanpa gangguan besar karena mereka menyimpan semua data mereka di cloud dan memungkinkan staf bekerja secara remote. Keputusan untuk mengandalkan teknologi cloud memungkinkan Gaille Media untuk bertahan di tengah bencana alam yang menghancurkan infrastruktur fisik mereka. Ini adalah contoh sempurna dari bagaimana teknologi dapat membantu perusahaan kecil tetap bertahan dalam menghadapi bencana, memberikan wawasan penting bagi banyak perusahaan lain, terutama selama masa pandemi Covid-19 yang memaksa banyak bisnis beradaptasi dengan cara serupa.

Kesimpulan

Dari contoh-contoh di atas, jelas terlihat bahwa perencanaan kelangsungan bisnis (BCP) adalah elemen krusial yang dapat menyelamatkan sebuah perusahaan dari gangguan operasional yang parah. Baik itu serangan ransomware, kebakaran, atau bencana alam, memiliki sistem yang terencana dengan baik untuk menghadapi berbagai situasi darurat dapat mengurangi dampak negatif dan memungkinkan pemulihan lebih cepat. Oleh karena itu, setiap organisasi, besar maupun kecil, harus memastikan bahwa mereka memiliki BCP yang komprehensif dan siap diterapkan kapan saja.